🇬🇧 VERBİS COMPLIANCE STATEMENT (TAKE&SHIP)

1. Data Controller Information

Serglobex Elektronik Tic. – Take&Ship acts as a data controller under the Turkish Personal Data Protection Law No. 6698 (KVKK).

The company provides international parcel forwarding and cross-border logistics services.

2. Scope of Data Processing Activities

Personal data is processed for:

  • Managing domestic and international e-commerce orders
  • Package consolidation (repack & merge)
  • International shipping and logistics operations
  • Customs clearance and delivery processes
  • Customer support and operational activities

3. Data Categories

The following personal data categories are processed:

  • Identity data (name, surname)
  • Contact data (phone, email)
  • Delivery and billing addresses
  • Customer transaction and shipment data
  • Financial and billing information (partial)
  • Digital usage data (IP address, logs)

4. Legal Basis for Processing

Data is processed based on:

  • Performance of contract
  • Legal obligations
  • Legitimate interest
  • Explicit consent (especially for international transfers)

5. Data Recipients

Personal data may be shared with:

  • Cargo and logistics providers
  • Domestic and international warehouses/fulfillment centers
  • Payment service providers
  • IT, cloud, and hosting providers
  • Customs authorities and public institutions
  • Business and operational partners

6. International Data Transfers

Due to the nature of the services, personal data may be transferred abroad to:

  • Logistics providers
  • Shipping carriers
  • Fulfillment and warehouse partners
  • IT infrastructure providers

Such transfers are carried out in compliance with Article 9 of KVKK through explicit consent and/or contractual safeguards and technical measures.

7. Data Retention

Personal data is retained only for as long as required by applicable law or operational necessity and is securely deleted or anonymized thereafter.

8. Security Measures

The company implements:

  • SSL/TLS encryption
  • Access control mechanisms
  • System logging and monitoring
  • Secure database management
  • Confidentiality agreements
  • Data processing agreements (DPA)

9. VERBİS Registration Compliance

The company ensures that its VERBİS registration is kept up to date, including:

  • Data categories
  • Processing purposes
  • Recipient groups
  • International transfers
  • Retention periods

10. Summary for Audit Use

Take&Ship operates an international parcel forwarding model where personal data is processed and transferred across domestic and international logistics systems. All processing activities are conducted in compliance with KVKK, supported by consent mechanisms, contractual safeguards, and technical and organizational security measures.

🇹🇷 VERBİS AÇIKLAMA METNİ (TAKE&SHIP)

1. Veri Sorumlusu Bilgileri

Serglobex Elektronik Tic. – Take&Ship, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu olarak faaliyet göstermektedir.

Şirket, uluslararası e-ticaret ve parcel forwarding (aracı depo ve konsolidasyon) hizmetleri sunmaktadır.

2. Veri İşleme Faaliyeti Kapsamı

Şirket, müşterilerine ait kişisel verileri;

  • Yurtiçi ve yurtdışı e-ticaret siparişlerinin yönetimi
  • Paket konsolidasyonu (repack & merge)
  • Uluslararası gönderi ve lojistik süreçlerinin yürütülmesi
  • Gümrük ve teslimat işlemlerinin gerçekleştirilmesi
  • Müşteri destek ve operasyon süreçleri

amaçlarıyla işlemektedir.

3. Veri Kategorileri

İşlenen kişisel veri kategorileri aşağıdaki gibidir:

  • Kimlik Bilgileri: Ad, soyad
  • İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi
  • Lokasyon ve Teslimat Bilgileri: Teslimat ve fatura adresleri
  • Müşteri İşlem Bilgileri: Sipariş detayları, gönderi bilgileri
  • Finansal Bilgiler: Ödeme ve fatura bilgileri (kısmi/işlem bazlı)
  • Dijital İz Verileri: IP adresi, işlem kayıtları, web sitesi kullanım verileri

4. Veri İşleme Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler aşağıdaki hukuki sebeplere dayanarak işlenmektedir:

  • Sözleşmenin kurulması ve ifası
  • Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
  • Meşru menfaat
  • Açık rıza (özellikle yurt dışı veri aktarımı durumlarında)

5. Veri Aktarım Grupları

Kişisel veriler, iş süreçlerinin yürütülmesi amacıyla aşağıdaki üçüncü taraflara aktarılabilir:

  • Kargo ve lojistik şirketleri
  • Yurtiçi ve yurtdışı depo / fulfillment merkezleri
  • Ödeme hizmet sağlayıcıları
  • Yazılım, hosting ve bulut hizmet sağlayıcıları
  • Gümrük müşavirleri ve resmi kurumlar
  • İş ortakları ve operasyonel hizmet sağlayıcılar

6. Yurt Dışına Veri Aktarımı

Şirket faaliyetleri kapsamında, kişisel veriler uluslararası gönderi süreçlerinin doğası gereği yurt dışındaki:

  • Lojistik firmaları
  • Kargo taşıyıcıları
  • Depolama ve fulfillment hizmet sağlayıcıları
  • Teknoloji ve yazılım altyapı sağlayıcıları

ile paylaşılmaktadır.

Bu veri aktarımı, KVKK’nın 9. maddesi kapsamında:

  • Açık rıza alınması ve/veya
  • Mevzuata uygun sözleşmesel ve teknik tedbirlerin sağlanması

suretiyle gerçekleştirilmektedir.

7. Veri Saklama Süresi

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca veya işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklanmaktadır.

Süre sonunda veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

8. Güvenlik Tedbirleri

Şirket aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri uygulamaktadır:

  • SSL/TLS şifreleme
  • Yetkilendirme ve erişim kontrol sistemleri
  • Log kayıtlarının tutulması
  • Güvenli veri tabanı yönetimi
  • Çalışan gizlilik taahhütleri
  • Üçüncü taraf sözleşmeleri (DPA)

9. VERBİS Güncelleme Kapsamı

Şirket VERBİS kayıtlarında:

  • Veri kategorilerini
  • Veri işleme amaçlarını
  • Alıcı gruplarını
  • Yurt dışı veri aktarımı kapsamını
  • Saklama sürelerini

güncel ve faaliyetlere uygun şekilde beyan etmektedir.

10. Açıklama (Denetim Kullanımı İçin Özet)

Take&Ship, uluslararası parcel forwarding modeli kapsamında faaliyet göstermekte olup, kişisel veriler operasyonel gereklilikler doğrultusunda yurtiçi ve yurtdışı lojistik sistemler arasında aktarılmaktadır. Veri işleme süreçleri KVKK’ya uygun şekilde yürütülmekte; açık rıza mekanizmaları, sözleşmesel güvence yapıları ve teknik/idari tedbirler ile desteklenmektedir.